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事務取扱時間・取扱事項

事務取扱時間

授業期間中の事務取扱時間は以下のとおりです。(2024年4月現在)

部署 月曜日~金曜日 土曜日
教育支援部 9:00~21:30 9:00~17:00
大学院事務室 9:00~17:00 9:00~17:00
学生生活課 9:00~21:30 9:00~17:00
日本学生支援機構(JASSO奨学金担当窓口) 10:00~18:00 なし
学生相談室 10:30~18:30
障がい学生支援室 10:30~18:30
保健室 9:00~21:30 9:00~17:00
キャリア支援部 9:00~18:30 9:00~17:00
国際部 9:00~18:30 9:00~17:00
総務部 9:00~18:30 9:00~17:00
入試広報部 9:00~17:00 9:00~17:00
人権教育啓発室 9:00~17:00
付属図書館 9:00~21:00 9:00~17:00
アジア関係図書館 10:00~18:00
ランゲージセンター 9:00~18:30 9:00~17:00
情報システム課 9:00~20:00 9:00~17:00
経理課 9:00~17:00 9:00~17:00
  • 事務取扱および開室・開館時間は「授業期間中」の取扱時間です。休暇中など臨時に変更する場合はホームページでお知らせします。
  • 日曜日・祝日等の休業日、大学行事(入試等)実施日および休暇中の一定期間(別途告知)は、事務の取り扱いを行いません。

事務取扱事項

各窓口の取扱事項は以下のとおりです。

部署 場所 電話番号 メールアドレス 取扱事項
教育支援部 1号館1階 075-322-6032 お問い合わせフォーム ・学部生・短大生の休学、復学、退学など学籍異動に関すること
・成績、卒業見込証明書などに関すること
・履修登録に関すること
・大学、短期大学の授業に関すること
・定期試験に関すること
・卒業判定、進級判定に関すること
・単位認定に関すること
教育支援部
(資格課程担当)
1号館1階 075-322-6764 お問い合わせフォーム
(資格課程)
・資格課程(教職・司書・博物館学芸員・登録日本語教員)に関すること
大学院事務室 5号館1階 075-322-6603 お問い合わせフォーム ・大学院の授業に関すること
・大学院の入学試験に関すること
・大学院生の学籍異動に関すること
・大学院生の学費延納に関すること
・大学院生の学生証に関すること
・大学院生の奨学金に関すること
・大学院生の各種証明書に関すること
学生生活課 1号館1階 075-322-6021

075-322-6022(日本学生支援機構奨学金担当)
お問い合わせフォーム ・学部生・短大生の学費延納に関すること
・学部生・短大生の学生証に関すること
・学部生・短大生の奨学金に関すること
・学部生・短大生の通学証明書、学割証などに関すること
・課外活動に関すること
・学内拾得物に関すること
・通訳ボランティアに関すること
・京都外大リーダーズ・スクールに関すること
学生相談室 9号館5階 075-322-6025   ・学生生活の相談に関すること
障がい学生支援室 9号館5階 075-925-6839 お問い合わせフォーム ・授業や学生生活における支援や配慮に関すること
保健室 3号館1階 075-322-6024 お問い合わせフォーム ・健康(感染症)、健康診断証明書に関すること
・傷害保険に関すること
キャリア支援部 4号館2階 075-322-6017
075-322-6018
お問い合わせフォーム ・進路、就職登録に関すること
・就職に必要な各種証明書に関すること
・キャリア、就職支援、就職斡旋に関すること
・企業セミナー、講演会、ガイダンス、就職対策・支援講座等の実施に関すること
・インターンシップ制度に関すること
・エアラインスタディプログラムに関すること
国際部 4号館2階 075-322-6043 お問い合わせフォーム ・海外留学プログラム(短期・長期)に関すること
・国際交流に関すること
・外国人留学生支援に関すること
・留学生別科に関すること
・コミュニティエンゲージメントプログラムの運営に関すること
総務部 8号館地下 075-322-6012 お問い合わせフォーム ・学部・学科主催行事の開催事務に関すること
・後援会に関すること
入試広報部 8号館1階 075-322-6035 お問い合わせフォーム ・各種入学試験に関すること
・入試広報に関すること
・大学、短期大学のホームページに関すること
・大学、短期大学案内パンフレットの編集および発行に関すること
・大学広報に関すること
・オープンキャンパスに関すること
人権教育啓発室 9号館7階 075-322-6045 お問い合わせフォーム ・ハラスメント、人権に関すること
付属図書館 7号館1階 075-322-6030 お問い合わせフォーム ・図書館利用に関すること
アジア関係図書館 9号館2階 075-322-6214   ・図書館利用に関すること
ランゲージセンター 4号館3階 075-925-5369 お問い合わせフォーム ・短期集中語学講座(課外)に関すること
・課外学習支援に関すること
・語学検定試験及び語学検定試験対策講座(課外)に関すること
・NINJAの利用に関すること
・語学検定試験の助成金に関すること
・生涯学習に関すること
情報システム課 7号館3階 075-322-6210 お問い合わせフォーム ・ユーザーID、パスワード、eメールに関すること
・学内のコンピューターの利用に関すること
・MAICOの利用に関すること
・ICT関連機器備品に関すること
経理課 1号館2階 075-322-6005   ・学費納入に関すること

各種願・届一覧

各種願・届の種類と取扱窓口は以下のとおりです。

  手続書類 取扱窓口 備考(提出期限等)
授業・試験関係 履修登録(追加・削除・変更)完了願 教育支援部 履修登録内容に不備がある場合など
重複科目受験願(定期試験用) 定期試験開始日の前日まで
追試験受験願 定期試験開始日から定期試験終了日の翌日(翌日が日曜日・祝日の場合は翌々日)の午後5時まで
各種単位認定願 所定の期間
成績調査願 所定の期間
学籍関係 休学願 教育支援部
(学部生・短大生)

大学院事務室
(大学院生)
春学期:
4月20日まで(学費未納の場合)
5月20日まで(学費納入済みの場合)

秋学期:
10月20日まで(学費未納の場合)
11月20日まで(学費納入済みの場合)
復学願  
退学願  
再入学願 退学後または除籍後4年以内に提出
海外渡航届 海外渡航に伴う休学の場合
諸手続関係 住所(電話番号)変更届 学生生活課
(学部生・短大生)

大学院事務室
(大学院生)
すみやかに提出
転籍・改姓名届
保証人変更届
学生証再発行願 翌日発行(手数料2,000円)
在籍確認兼通学証明  
学費延納願 春学期:4月20日まで
秋学期:10月20日まで
傷害保険請求書 保健室 発生後すみやかに
課外活動関係 掲示物申請書(Word:40KB) 学生生活課 開始1週間前まで
課外活動試合届(練習試合用)(Word:19KB) 課外活動試合届(公式戦用)(Excel:42KB) 1週間前
試合結果報告書(練習試合用)(Word:18KB) 試合結果報告書(公式戦用)(Excel:44KB) 終了後2週間前まで
部員名簿(Excel:32KB) 在学生用:2月末
新入生用:5月末
部員(幹部)変更名簿(Excel:34KB) 変更次第随時
援助申請書 開催日の2週間前まで
学園施設利用願 総務部施設課  
就職関係 進路・就職登録票 キャリア支援部 ・初回キャリタス登録時に入力
・3年次春学期に確定進路を登録
進路届 決定後すみやかに
就職試験内容報告書 決定後すみやかに

証明書発行サービス(在籍生対象)

証明書は、下表のとおり、「コンビニエンスストア」、「証明書自動発行機」、「窓口」で発行する証明書があります。

コンビニエンスストア

サービス概要 必要な証明書の発行をオンラインで申請、クレジット決済またはコンビニで現金決済し、全国のコンビニエンスストアのマルチコピー機で発行するサービスです。また、郵送での発行(オンライン申請郵送サービス)、電子証明書のオンラインPDF送付サービスも利用可能です。オンライン申請郵送サービスは、必要な証明書の申請、決済をオンラインで実施いただき、従来どおりの郵送にてお送りするサービスです。オンラインPDFサービスは、電子的にタイムスタンプ、電子証明書を付与した電子データ(PDF)のダウンロードリンクを就職先企業等に直接オンライン送付するサービスです。
場所 日本国内のコンビニエンスストア(セブン-イレブン、ファミリーマート、ローソン(50音順))のマルチコピー機設置店舗
利用可能日・時間 24時間365日
(各種商用サービスを含めたメンテナンス時間や本学の運用において停止する期間を除く。)
手数料の支払い方法
  • クレジットカード(VISA/Master/JCB/AMEX/Diners)決済
  • コンビニ現金払い(申し込みから7日以内にコンビニで支払いをしてください)
  • コンビニ現金払いでは、SBペイメントサービス社(決済代行事業者)からのメール「kessai@sbpayment.jp」を受信できるように、受信設定をお願いします。
注意事項
  • 科目等履修生、単位互換履修生、研究生等の非正規生は本サービスを利用できません。
  • 印刷期限は、申請日から7日間です。(8日目深夜0時以降は印刷することができなくなります。その場合でも発行手数料は返金しませんので注意してください)
  • 誤って申請・発行した場合であっても、発行手数料は返金しません。
  • 「厳封」が必要な場合は、郵送を選択し、郵送オプションの「厳封」で「希望する」に☑(チェック)を入れてください。
  • 現在、外務省ではコンビニ発行の証明書を受け付けていません。
    外務省に証明書を提出する場合は、原則として、証明書自動発行機で発行手続きをしてください。
種類 金額
在学証明書(日本語・英語) 500円
在籍証明書(日本語・英語)
成績証明書(日本語・英語)
卒業見込・成績証明書(日本語)
卒業見込証明書(日本語・英語)
修了見込証明書(日本語・英語)
健康診断証明書(日本語)
  • 「卒業見込・成績証明書」および「卒業見込証明書」は、卒業年次生で学期末に卒業要件を満たす見込みのある人に発行します。
  • 成績証明書には、履修したすべての科目(不合格科目を含む。ただし、所定の期間に履修登録の取消しを行った科目は除く。)の成績を記載します。
  • 「健康診断証明書」は、学生定期健康診断を受診した学生(指定した検査項目をすべて受診)に発行します。精密検査や再検査が未受検の場合は、本サービスで発行申請ができませんので保健室までお問い合わせください。
  • コンビニでの印刷に別途印刷代60円/枚が必要となります。
  • 郵送の場合は、以下の郵送料が別途必要です。なお、厳封の場合も料金は同額です。
    • 国内の場合:レターパックライト 1通~10通まで 一律370円
    • 海外の場合:本ページ下部の「返信用郵送料(海外)」をご確認ください。

支払い方法やシステム操作に関する問い合わせ

証明書発行サービスコールセンター 
Tel:06-6809-4327(24時間365日)
問い合わせサービス チャットボットはこちら

本サービスで発行した証明書を受け取られた方へ

本サービスで発行可能な各種証明書には、POPITAの技術により、偽造防止が施されています。本学のコンビニ証明書を受け取られた方はPOPITAの技術を利用し、証明書の真正性を確認することができます。

証明書自動発行機

場所 1号館1階地階からの階段(2台)
利用可能日・時間 授業期間中:平日 9:00~21:20、土曜日 9:00~17:00
授業期間外および休講日:9:00~17:00
  • 日曜日・祝日等の休業日、本学の入学試験実施日および休暇中の一定期間(別途告知)は、利用できません。
注意事項
  • 証明書の発行には、学籍番号およびパスワードを入力する必要があります。
  • 誤って発行した場合であっても、発行手数料は返金しません。
  • 「厳封」が必要な場合は、取扱窓口に申し出てください。
種類 金額
在学証明書(日本語・英語) 250円
在籍証明書(日本語・英語)
成績証明書(日本語・英語)
単位修得見込証明書(日本語)
卒業見込・成績証明書(日本語) 100円
卒業見込証明書(日本語・英語)
修了見込証明書(日本語・英語)
健康診断証明書(日本語)
学割証(学生旅客運賃割引証) 無料
  • 「卒業見込・成績証明書」および「卒業見込証明書」は、卒業年次生で学期末に卒業要件を満たす見込みのある人に発行します。
  • 成績証明書には、履修したすべての科目(不合格科目を含む。ただし、所定の期間に履修登録の取消しを行った科目は除く。)の成績を記載します。
  • 「健康診断証明書」は、学生定期健康診断を受診した学生(指定した検査項目をすべて受診)に発行します。精密検査や再検査が未受検の場合は、本サービスで発行申請ができませんので保健室までお問い合わせください。

窓口

所定の証明書交付願に必要金額分の証紙を貼り、取扱窓口で学生証を提示し、申し込んでください。証紙は、1号館1階の販売機で購入してください。証明書は、日本語の場合は翌日、英語の場合は翌々日(日曜日・祝日の場合はその翌日)に発行します。ただし、証明書の種類によっては先の期間より時間がかかる場合があります。詳しくは、各担当の窓口に問い合わせてください。

種類 金額 取扱窓口
教育職員免許状取得見込証明書(日本語) 250円 教育支援部
学校図書館司書教諭課程修了見込証明書(日本語)
図書館司書課程修了見込証明書(日本語)
博物館学芸員課程修了見込証明書(日本語)
日本語教員養成に係る単位修得見込証明書(日本語)
調査書(進学等に必要な場合)(日本語)
推薦状(留学等に必要な場合)(日本語・英語)
学長推薦状 250円 キャリア支援部
推薦状(就職等に必要な場合)
(人物)証明書・調査書

(2024年4月1日現在)

  • 証明書の金額は、1通の料金です。また、変更する場合があります。
  • 上記以外の証明書については、各担当の窓口で相談してください。

証明書発行サービス(卒業生対象)

証明書は、便利な「コンビニ発行サービス」で発行できます。
1999年度以前に卒業された方、非正規生(科目等履修生、単位互換履修生、研究生など)、コンビニ発行サービスで発行できない証明書が必要な方は「窓口または郵送」で発行してください。

コンビニエンスストア

サービス概要 必要な証明書の発行をオンラインで申請、クレジット決済またはコンビニで現金決済し、全国のコンビニエンスストアのマルチコピー機で発行するサービスです。また、郵送での発行(オンライン申請郵送サービス)、電子証明書のオンラインPDF送付サービスも利用可能です。オンライン申請郵送サービスは、必要な証明書の申請、決済をオンラインで実施いただき、従来どおりの郵送にてお送りするサービスです。オンラインPDFサービスは、電子的にタイムスタンプ、電子証明書を付与した電子データ(PDF)のダウンロードリンクを就職先企業等に直接オンライン送付するサービスです。
  • 初回利用時は、本サービスの新規登録が必要です。登録申請後、本学にて本人確認を以下のとおり行い、初回パスワードを発行します。
    • 当日9時~12時までの申請分は、当日17時までに、承認・否認を行います。
    • 当日12時~翌日9時までの申請分は、翌日17時までに、承認・否認を行います。
  • 土日祝日、窓口閉室日は、受付処理を行いませんのでご注意ください。
対象者 2000年度(2001年3月20日)以降に卒業された方のみが利用可能です。
場所 日本国内のコンビニエンスストア(セブン-イレブン、ファミリーマート、ローソン(50音順))のマルチコピー機設置店舗
利用可能日・時間 24時間365日
(各種商用サービスを含めたメンテナンス時間や本学の運用において停止する期間を除く。)
手数料の支払い方法
  • クレジットカード(VISA/Master/JCB/AMEX/Diners)決済
  • コンビニ現金払い(申し込みから7日以内にコンビニで支払いをしてください)
  • コンビニ現金払いでは、SBペイメントサービス社(決済代行事業者)からのメール「kessai@sbpayment.jp」を受信できるように、受信設定をお願いします。
注意事項
  • 科目等履修生、聴講生、研究生等の非正規生は本サービスを利用できません。
  • 印刷期限は、申請日から7日間です。(8日目深夜0時以降は印刷することができなくなります。その場合でも発行手数料は返金しませんので注意してください)
  • 誤って申請・発行した場合であっても、発行手数料は返金しません。
  • 「厳封」が必要な場合は、郵送を選択し、郵送オプションの「厳封」で「希望する」に☑(チェック)を入れてください。
  • 現在、外務省ではコンビニ発行の証明書を受け付けていません。
    外務省に証明書を提出する場合は、郵送申請を選択してください。
  • 証明書は在学時の氏名で発行します。過去に改姓名の手続きをされた方も、新システムの導入により、証明書の氏名は在学時の氏名となります。(2022年4月1日より適用)
No. 証明書の種類 (日本語) (英語) 担当窓口
1 卒業証明書 学生生活課
2 修了証明書 大学院事務室
3 在籍期間証明書
※退学・除籍者のみ発行可
学部・短大生:
学生生活課
4 成績(単位修得)証明書 学部・短大生:
教育支援部
大学院生:
大学院事務室

発行料金

1通 1,000円

  • コンビニでの印刷に別途印刷代60円/枚が必要となります。
  • 郵送の場合は、以下の郵送料が別途必要です。なお、厳封の場合も料金は同額です。
    • 国内の場合:レターパックライト 1通~10通まで 一律370円
    • 海外の場合:本ページ下部の「返信用郵送料(海外)」をご確認ください。

支払い方法やシステム操作に関する問い合わせ

証明書発行サービスコールセンター 
Tel:06-6809-4327(24時間365日)
問い合わせサービス チャットボットはこちら

本サービスで発行した証明書を受け取られた方へ

本サービスで発行可能な各種証明書には、POPITAの技術により、偽造防止が施されています。本学のコンビニ証明書を受け取られた方はPOPITAの技術を利用し、証明書の真正性を確認することができます。

窓口または郵送

1999年度以前に卒業された方、非正規生(科目等履修生、単位互換履修生、研究生など)、コンビニ発行サービスで発行できない証明書が必要な方は「窓口または郵送」で発行できます。

No. 証明書の種類 (日本語) (英語) 担当窓口
1 卒業証明書 学生生活課
2 修了証明書 大学院事務室
3 在籍期間証明書
※退学・除籍者のみ発行可
学部・短大生:
学生生活課
大学院生:
大学院事務室
4 成績(単位修得)証明書 学部・短大生:
教育支援部
大学院生:
大学院事務室
5 推薦状 教育支援部
6 学力に関する証明書
7 図書館司書課程修了証明書
8 博物館学芸員課程修了証明書
9 学校図書館司書教諭講習規程に定める単位修得証明書
10 図書館法施行規則に定める科目単位修得証明書
11 博物館法施行規則に定める科目単位修得証明書
  • 厳封が必要な方は別途お申し出ください。
  • PDFでの発行および送付は対応しておりません。
    PDFで証明書が必要な場合は、発行後の証明書をご自身でPDFにしてください。

発行日数

<窓口で申し込む場合>
日本語の証明書 9~12時に申込 ⇒ 申込日の翌業務日に受渡し
12時~業務終了時に申込 ⇒ 申込日の翌々業務日に受渡し
英語の証明書 申込日の翌々業務日に受渡し
<郵送で申し込む場合>
日本語の証明書 書類到着日の翌業務日に京都外大前の郵便ポストへ投函
英語の証明書 書類到着日の翌々業務日に京都外大前の郵便ポストへ投函
  • 在籍期間証明書および学力に関する証明書については、上記日数に追加で2日を要します。
  • 推薦状(日本語・英語)については、申込日(書類到着日)より約10日を要します。
  • ただし、証明書の種類によっては、先の期間より時間がかかる場合があります。
  • 郵送の所要日数については、郵便局へお問い合わせください。
  • 窓口または郵送のいずれにおいても、即日発行は対応しておりません。

発行料金

1通 250円

申込方法

窓口または郵送でお申し込みください。

  • 電話・メール・ファックスによるお申し込みは対応しておりません。

代理人によるお申し込みはこちら

<窓口で申し込む場合>

次の3点を本学へ持参してください。

  1. 身分証明書の写し
    • 下記のいずれかを持参してください。
      • 日本語の証明書を発行する場合:運転免許証・健康保険証・マイナンバーカード・在留カード(いずれも表面のみ)
      • 英語の証明書を発行する場合:パスポート(顔写真のページのみ)
    • 改姓により、在学時の姓と身分証明書に記載の姓に相違があることに問題はありません。
  2. 証明書発行料金
  3. 郵便切手(返信用郵送料分)
    ※証明書を後日窓口で受け取る場合は不要です。
    • 追跡可能郵便による証明書の返送をご希望の場合は、郵便切手(返信用郵送料分)の代わりに、未使用の「レターパック」を持参してください。
<郵送で申し込む場合>

次の4点を本学の証明書係へ郵送してください。

  1. 「証明書交付願」のPDF ※ページ末尾を参照
  2. 身分証明書の写し
    • 下記のいずれかを用意してください。
      • 日本語の証明書を発行する場合:運転免許証・健康保険証・マイナンバーカード・在留カード(いずれも表面のみ)
      • 英語の証明書を発行する場合:パスポート(顔写真のページのみ)
    • 改姓により、在学時の姓と身分証明書に記載の姓に相違があることに問題はありません。
  3. 郵便切手(証明書発行料金分)
  4. 郵便切手(返信用郵送料分)
    ※証明書を窓口で受け取る場合は不要です。
    • 返信用封筒は不要です。大学で用意いたします。
    • 追跡可能郵便による証明書の返送をご希望の場合は、郵便切手(返信用郵送料分)の代わりに、未使用の「レターパック」を同封してください。
    • 現金・郵便小為替・印紙などを同封された場合、再度切手をお送りいただいてからの発行となりますのでご注意ください。
    • 海外から郵送で申請する場合は、「国際返信切手券(International Reply Coupon)」でも代用可能です。

      国際返信切手券の詳細はこちら

返信用郵送料

(国内)
通\円 84円 94円 120円 140円 210円 250円
日本語 1通 2通 3~4通 5~9通 10~14通 15~20通
英語 1通 2通 3~6通 7~9通 10通
  • 速達郵送の場合は、上記の料金に260円を加算してください。
(海外)

下記料金は随時見直しておりますので、申請毎にご確認ください。

中国・香港・台湾・韓国・タイ・マレーシア 1,900円
インド・オーストラリア 2,400円
アメリカ・カナダ・イタリア・ドイツ 3,000円
ロシア・アフリカ・中東 3,700円
南米 3,300円
  • 上記に記載のない国へ送付の際は、申請前にお問い合わせください。
  • 現在、ウクライナ・ベラルーシ・ロシア向けの発送は一時的に停止しています。

その他

  • 証明書は在学時の氏名で発行します。過去に改姓名の手続きをされた方も、新システムの導入により、証明書の氏名は在学時の氏名となります。(2022年4月1日より適用)
  • 余剰分の切手は返却出来ません。
  • 推薦状は本学の専任教員が作成します。事前に依頼したい教員を決めて直接連絡を取ってください。その際、作成の了承を得るとともに、出願先・出願時期等を必ず伝えてください。なお、依頼する教員に連絡が取れない場合は、教育支援部までお問い合わせください。所定用紙がある場合、本人記入欄を予め記入の上、交付願と共にお送りください。(厳封して交付します。交付後、 開封できませんので注意してください。)また、所定用紙がない場合は、その旨を交付願に明記してください。

申込・問い合わせ先

〒615-8558
京都市右京区西院笠目町6
京都外国語大学
(教育支援部または学生生活課または大学院事務室) 証明書係

  • 必要とされる証明書の取り扱い窓口が複数にわたる場合は、いずれかの窓口にまとめて郵送または持参してください。
学生生活課(1号館1階)
TEL:075-322-6021
E-Mail:dep_stu@kufs.ac.jp
  • 卒業証明書
  • 在籍期間証明書【学部生・短大生】
教育支援部(1号館1階)
TEL:075-322-6032
E-Mail:kyomu@kufs.ac.jp
  • 成績(単位修得)証明書【学部生・短大生】
  • 推薦状
  • 資格課程に関する証明書(No.6~11の証明書)
大学院事務室(5号館1階)
TEL:075-322-6603
E-Mail:daigakuin@kufs.ac.jp
  • 修了証明書
  • 在籍期間証明書【大学院生】
  • 成績証明書【大学院生】

証明書交付願・委任状のダウンロード

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