• 事務取扱時間
  ・取扱事項
• 各種証明書一覧
  （在籍者対象）
• 各種願・届一覧
• 各種証明書請求
  （卒業生対象）

事務取扱時間・取扱事項

事務取扱時間

授業期間中の事務取扱時間は以下のとおりです。（2022年4月現在）

部署	月曜日～金曜日	土曜日
教務部	9:00～21:10	9:00～17:00
資格課程推進室	9:00～17:00	9:00～17:00
大学院事務室	9:00～17:00	9:00～17:00
学生部	9:00～21:10	9:00～17:00
学生相談室	10:30～18:30	—
障がい学生支援室	10:30～18:30	—
保健室	9:00～21:10	9:00～17:00
キャリアセンター	9:00～18:30	9:00～17:00
国際部	9:00～18:30	9:00～17:00
ランゲージセンター	9:00～18:30	9:00～17:00
コミュニティ・エンゲージメントセンター	9:00～17:00	9:00～17:00
入試広報部	9:00～17:00	9:00～17:00
総務部	9:00～18:30	9:00～17:00
情報システム課	9:00～20:00	9:00～17:00
人権教育啓発室	9:00～18:30	9:00～17:00
経理課	9:00～17:00	9:00～17:00
付属図書館	9:00～21:10	9:00～17:00
アジア関係図書館	9:00～18:30	9:00～17:00

• 事務取扱および開室・開館時間は「授業期間中」の取扱時間です。休暇中など臨時に変更する場合は掲示等でお知らせします。
• 日曜日・祝日等の休業日、大学行事（入試等）実施日および休暇中の一定期間（別途告知）は、事務の取り扱いを行いません。

事務取扱事項

各窓口の取扱事項は以下のとおりです。

各種証明書一覧（在籍者対象）

証明書は、下表のとおり「自動発行機」で発行する証明書と「窓口」で発行する証明書があります。

証明書自動発行機で発行する証明書

設置場所	1号館1階から地下への階段（2台）
利用可能日・時間	授業期間中：平日 9:00～21:00、土曜日 9:00～17:00 授業期間外：9:00～17:00 日曜日・祝日等の休業日、本学の入学試験実施日および休暇中の一定期間（別途告知）は、利用できません。
注意事項	証明書の発行には、学籍番号およびパスワードを入力する必要があります。 原則として、誤って購入した場合であっても、発行手数料は返金しません。 「厳封」が必要な場合は、取扱窓口に申し出てください。

種類	金額
在学証明書（日本語・英語）	250円
在籍証明書（日本語・英語）
成績証明書（日本語・英語）
単位修得見込証明書（日本語）
卒業見込・成績証明書（日本語）	100円
卒業見込証明書（日本語・英語）
修了見込証明書（日本語・英語）
健康診断証明書（日本語）
学割証（学生旅客運賃割引証）	無料

• 「卒業見込・成績証明書」および「卒業見込証明書」は、卒業年次生で学期末に卒業要件を満たす見込みのある人に発行します。
• 成績証明書には、履修したすべての科目（不合格科目を含む。ただし、所定の期間に履修登録の取消しを行った科目は除く。）の成績を記載します。

窓口で発行する証明書

所定の証明書交付願に必要金額分の証紙を貼り、取扱窓口で学生証を提示し、申し込んでください。証紙は、教務部・学生部前の販売機で購入してください。証明書は、日本語の場合は翌日、英語の場合は翌々日（日曜日・祝日の場合はその翌日）に発行します。

種類	金額	取扱窓口
教育職員免許状取得見込証明書（日本語）	250円	教務部
学力に関する証明書（教職課程用）（日本語）
学校図書館司書教諭課程修了見込証明書（日本語）
図書館司書課程修了見込証明書（日本語）
博物館学芸員課程修了見込証明書（日本語）
日本語教員養成に係る単位修得見込証明書（日本語）
調査書（進学等に必要な場合）（日本語）
推薦状（留学等に必要な場合）（日本語・英語）
学長推薦状	250円	キャリアセンター
推薦状（就職等に必要な場合）
（人物）証明書・調査書

• 証明書の金額は、1通の料金です。
• 上記以外の証明書については各担当の窓口で相談してください。

各種願・届一覧

各種願・届の種類と取扱窓口は以下のとおりです。

	手続書類	取扱窓口	備考（提出期限等）
授業・試験関係	履修登録（追加・削除・変更）完了願	教務部
	重複科目受験願（定期試験用）
	追試験受験願
	各種単位認定願
	9月卒業申請書
	成績調査願
学籍関係	休学願	学生部 (学部生・短大生) 大学院事務室 (大学院生)	春学期： 4月20日まで(学費未納の場合) 5月20日まで(学費納入済みの場合) 秋学期： 10月20日まで(学費未納の場合) 11月20日まで(学費納入済みの場合)
	復学願
	退学願
	再入学願		退学または除籍年度を含めて5年以内に提出
	海外渡航届		出発日前まで
諸手続関係	住所（電話番号）変更届	学生部 (学部生・短大生) 大学院事務室 (大学院生)	すみやかに提出
	転籍・改姓名届
	保証人変更届
	学生証再発行願		翌日発行（手数料2,000円）
	在籍確認兼通学証明
	学費延納願		春学期：4月20日まで 秋学期：10月20日まで
	傷害保険請求書	保健室	発生後すみやかに
	マルチメディア自習室MAICO グループ学習室利用願	情報システム課
	マルチメディア自習室MAICO マルチメディア編集・制作室利用願
	仮パスワード再発行申請書		翌日発行
	マルチメディア教材購入希望願
課外活動関係	施設使用願	学生部	3日前まで
	備品借用願（Word：39KB）		3日前まで
	合宿届（Excel：72KB）		夏季休暇中：7月上旬まで 冬季休暇中：12月上旬まで 春季休暇中：1月下旬まで その他：実施の2週間前まで
	車両乗入駐車願（Word：37KB）		随時
	掲示物申請書（Word：39KB）		開始1週間前まで
	課外活動試合届（練習試合用）（Word：19KB） 課外活動試合届（公式戦用）（Excel：42KB）		1週間前
	試合結果報告書（練習試合用）（Word：18KB） 試合結果報告書（公式戦用）（Excel：44KB）		終了後2週間前まで
	課外活動行事届（学内用）（Word：19KB） 課外活動行事届（学外用）（Word：18KB）		1週間前
	課外活動結果報告書（Word：18KB）		終了後2週間前まで
	部員名簿（Excel：32KB）		在学生用：2月末 新入生用：5月末
	部員（幹部）変更名簿（Excel：34KB）		変更次第随時
	援助申請書		開催日の2週間前まで
	学園施設利用願	総務部施設課
就職関係	進路・就職登録票	キャリアセンター	・初回キャリタス登録時に入力 ・3年次春学期に確定進路を登録
	進路届		決定後すみやかに
	就職試験内容報告書		決定後すみやかに

各種証明書請求（卒業生対象）

卒業生の方に関する各種証明書請求については以下のとおりです。
郵送または窓口で請求してください。原則としてFAX・電話・Emailの請求は出来ません。

• 証明書は在学時の氏名で発行します。
  • 過去に改姓名の手続きをされた方も、新システムの導入により、証明書の氏名は在学時の氏名となります。（2022年4月1日より適用）

事務取扱時間・取扱事項

• 上記以外の証明書を必要とされる場合は、ご相談ください。
• 就職に必要な推薦状・調査書・人物証明書の請求は、キャリアセンター（075-322-6017）へ直接お問い合わせください。

請求手続き

次の3点を本学の証明書係宛に郵送してください。

1. 「証明書交付願」のPDF ※ページ末尾を参照
2. 身分証明書の写し
   • 下記のいずれかをお入れください。
     • 日本語の証明書を発行希望の場合：運転免許証（表面）・健康保険証（表面）・マイナンバーカード（表面）・在留カード（表面）
     • 英語の証明書を発行希望の場合：パスポート（顔写真のページ）
   • 改姓により、在学時の姓と身分証明書に記載の姓に相違があることに問題はありません。
3. 郵便切手（“証明書発行料金分”と“返信用郵送料分”の合計）
   • 追跡可能郵便による証明書の返送をご希望の場合は、郵便切手（“返信用郵送料分”）の代わりに、未使用の「レターパック」を同封してください。「レターパック」は郵便局やコンビニエンスストアで購入可能です。
   • 現金・郵便小為替・印紙などの同封はご遠慮ください。
   • 余剰分の切手は返金出来ません。
   • 海外から郵送で申請する場合は、「国際返信切手券（International Reply Coupon）」でも代用可能です。

   【国際返信切手券について】

   • 国際返信切手券は各国の比較的大きな郵便局で購入できる切手券（クーポン）です。
   • 日本円相当額分を送付してください。（国際返信切手券は日本では1枚130円になります。）
   • 有効期限が3ヶ月以上あるものをご使用ください。

＜代理人によるお申込み＞

下記の手順でお進めください。

1. 申請者（卒業生）：以下3点を代理人（日本在住）にEmailで送る。
   1. 「証明書交付願」のPDF ※ページ末尾を参照
   2. 身分証明書の写しのPDF
      • 下記のいずれかをお入れください。
        • 日本語の証明書を発行希望の場合：運転免許証（表面）・健康保険証（表面）・マイナンバーカード（表面）・在留カード（表面）
        • 英語の証明書を発行希望の場合：パスポート（顔写真のページ）
      • 改姓により、在学時の姓と身分証明書に記載の姓に相違があることに問題はありません。
   3. 申請者のサイン入りの「委任状」のPDF ※ページ末尾を参照
2. 代理人は以下5点を本学の証明書係宛に郵送する。
   1. 1-(1)の「証明書交付願」
   2. 1-(2)の身分証明書の写し
   3. 1-(3)の「委任状」
   4. 代理人の身分証明書の写し
      • 下記のいずれかをお入れください。
        運転免許証（表面）・健康保険証（表面）・マイナンバーカード（表面）・在留カード（表面）
   5. 郵便切手（“証明書発行料金分”と“返信用郵送料分”の合計）
      • 追跡可能郵便による証明書の返送をご希望の場合は、郵便切手（“返信用郵送料分”）の代わりに、未使用の「レターパック」を同封してください。「レターパック」は郵便局やコンビニエンスストアで購入可能です。
      • 現金・郵便小為替・印紙などの同封はご遠慮ください。
      • 余剰分の切手は返金出来ません。

返信用送料の目安（国内）

通＼円	84円	94円	120円	140円	210円	250円
日本語	1通	2～3通	4通	5～9通	10～14通	15～20通
英語	―	1通	2通	3～6通	7～9通	10通

• 速達郵送の場合は上記の料金に260円を加算してください。

返信用送料の目安（海外）

下記料金は随時見直しておりますので、申請毎にご確認ください。

中国・香港・台湾・韓国・タイ・マレーシア	1,900円
インド・オーストラリア	2,400円
アメリカ・カナダ・イタリア・ドイツ	3,000円
ロシア・アフリカ・中東	3,700円
南米	3,300円

• 海外への送付を希望の場合は、以下の送付先の情報を、お手持ちのメモに記入の上同封してください。
  • 郵便番号
  • 住所（英文で記入）
  • 電話番号
• 現在、ウクライナ・ベラルーシ・ロシア向けの発送は一時的に停止しています。

請求・問い合わせ先

〒615-8558 京都市右京区西院笠目町6
京都外国語大学
（教務部または学生部または大学院事務室） 証明書係

• 請求される証明書の取り扱い窓口が複数に渡る場合は、いずれかの窓口にまとめて請求してください。

学生部 TEL：075-322-6021 E-Mail：dep_stu@kufs.ac.jp	卒業証明書 在籍期間証明書【学部生・短大生】
教務部 TEL：075-322-6032 E-Mail：kyomu@kufs.ac.jp	成績（単位修得）証明書【学部生・短大生】 推薦状 資格過程に関する証明書 等
大学院事務室 TEL：075-322-6603 E-Mail：daigakuin@kufs.ac.jp	修了証明書 在籍期間証明書【大学院生】 成績証明書【大学院生】

＜証明書交付願（PDFファイル）を使用しない場合＞

下記項目を任意の用紙に記入してください。

1. 在学時の氏名（日本語はフリガナ、英語はパスポートのローマ字綴りも記入してください）
2. 現在の氏名
3. 生年月日
4. 入学年月・卒業年月
5. 卒業時の学科
6. 卒業時のクラス／学籍番号（昭和57年度以前に卒業の方は、出席番号）
7. 現在の本籍地（都道府県のみ）
   • 学力に関する証明書を申し込む場合のみ記入
8. 現住所の郵便番号および住所（現住所以外に送付する場合は、送付先住所も記入してください。）
9. 電話番号およびEmailアドレス（必ず連絡の取れる連絡先）
10. 使用目的および提出先
11. 必要な証明書（日本語・英語）および部数