• 事務取扱時間
  ・取扱事項
• 各種証明書一覧
  （在籍者対象）
• 各種願・届一覧
• 各種証明書請求
  （卒業生対象）

事務取扱時間・取扱事項

事務取扱時間

授業期間中の事務取扱時間は以下のとおりです。（2019年4月現在）

部署	月曜日～金曜日	土曜日
教務部	9:00～21:10	9:00～17:00
資格課程推進室	9:00～17:00	9:00～17:00
大学院事務室	9:00～17:00	9:00～17:00
学生部	9:00～21:10	9:00～17:00
学生相談室	10:30～18:30	—
障がい学生支援室	10:30～18:00	—
保健室	9:00～21:10	9:00～17:00
キャリアセンター	9:00～18:30	9:00～17:00
国際部	9:00～18:30	9:00～17:00
ランゲージセンター	9:00～18:00	9:00～17:00
コミュニティ・エンゲージメントセンター	9:00～17:00	9:00～17:00
入試センター	9:00～17:00	9:00～17:00
広報室	9:00～17:00	9:00～17:00
総務部	9:00～18:30	9:00～17:00
人権教育啓発室	9:00～18:30	9:00～17:00
経理課	9:00～17:00	9:00～17:00
付属図書館	9:00～21:10	9:00～17:00
アジア関係図書館	9:00～18:30	9:00～17:00
施設管財課	9:00～21:10	9:00～17:00
学部事務室	9:00～17:00	9:00～17:00

※事務取扱および開室時間は「授業期間中」の取扱時間です。休暇中など臨時に変更する場合は、掲示等でお知らせします。
※日曜日・祝日等の休業日、大学行事（入試等）実施日および休暇中の一定期間（別途告知）は、事務の取り扱いを行いません。

事務取扱事項

各窓口の取扱事項は以下のとおりです。

各種証明書一覧（在籍者対象）

証明書は、下表のとおり「自動発行機」で発行する証明書と「窓口」で発行する証明書があります。

自動発行機で発行する証明書

設置場所	1号館1階 エントランスホール北側（1台）／1号館地階 コンパーニョ内（1台）
利用可能日・時間	授業期間中：平日 9:00～21:10、土曜日 9:00～17:00 授業期間外：9:00～17:00 ※日曜日・祝日等の休業日、本学の入学試験実施日および休暇中の一定期間（別途告知）は、利用できません。
操作方法	証明書発行機 利用操作の手引きをご覧ください。 証明書発行機 利用操作の手引き（PDF：407KB）
注意事項	証明書の発行には、学籍番号およびパスワードを入力する必要があります。 原則として、誤って購入した場合であっても、発行手数料は返金しません。 「厳封」が必要な場合は、取扱窓口に申し出てください。

種類	金額
在学証明書（日本語・英語）	250円
在籍証明書（日本語・英語）
成績証明書（日本語・英語）
単位修得見込証明書（日本語）
卒業見込・成績証明書（日本語）	100円
卒業見込証明書（日本語・英語）
修了見込証明書（日本語・英語）
健康診断証明書（日本語）
学割証（学生旅客運賃割引証）	無料

※「卒業見込・成績証明書」および「卒業見込証明書」は、卒業年次生で年度末に卒業要件を満たす見込みのある人に発行します。
※成績証明書には、履修したすべての科目（不合格科目を含む。ただし、所定の機関に履修登録の取消しを行った科目は除く。）の成績を記載します。

窓口で発行する証明書

所定の証明書交付願に必要金額分の証紙を貼り、取扱窓口に申し込んでください。証紙は、教務部・学生部前の販売機で購入してください。
証明書は、日本語の場合は翌日、英語の場合は翌々日（日曜日・祝日の場合はその翌日）に発行します。

種類	金額	取扱窓口
教育職員免許状取得見込証明書（日本語）	250円	教務部
学力に関する証明書（教職課程用）（日本語）
学校図書館司書教諭課程修了見込証明書（日本語）
図書館司書課程修了見込証明書（日本語）
博物館学芸員課程修了見込証明書（日本語）
日本語教員養成に係る単位修得見込証明書（日本語）
調査書（進学等に必要な場合）（日本語）
推薦状（留学等に必要な場合）（日本語・英語）
学長推薦状	250円	キャリアセンター
推薦状（就職等に必要な場合）
（人物）証明書・調査書

※証明書の金額は、1通の料金です。
※上記以外の証明書については各担当の窓口で相談してください。

各種願・届一覧

各種願・届の種類と取扱窓口は以下のとおりです。

	手続書類	取扱窓口	備考（提出期限等）
授業・試験関係	履修登録（追加・削除・変更）完了願	教務部
	重複科目受験願（定期試験用）
	追試験受験願
	再試験受験願
	他大学受験願
	各種単位認定願
	9月卒業申請書
	成績調査願
学籍関係	休学願	学生部	春学期：5月20日まで 秋学期：11月20日まで
	復学願
	退学願
	再入学願		退学または除籍年度を含めて5年以内に提出
	海外渡航届		出発日前まで
諸手続関係	住所（電話番号）変更届	学生部	すみやかに提出
	転籍・改姓名届
	保証人変更届
	学生証再発行願		翌日発行（手数料2,000円）
	在籍確認兼通学証明
	学割証
	学費延納願		春学期：4月20日まで 秋学期：10月20日まで
	傷害保険請求書	保健室	発生後すみやかに
	マルチメディア自習室MAICO グループ学習室利用願	施設管財課
	マルチメディア自習室MAICO マルチメディア編集・制作室利用願
	仮パスワード再発行申請書		翌日発行
	マルチメディア教材購入希望願
課外活動関係	施設使用願	学生部	3日前まで
	備品借用願（Word：39KB）		3日前まで
	合宿届（Excel：72KB）		夏季休暇中：7月上旬まで 冬季休暇中：12月上旬まで 春季休暇中：1月下旬まで その他：実施の2週間前まで
	車両乗入駐車願（Word：37KB）		随時
	掲示物申請書（Word：39KB）		開始1週間前まで
	課外活動試合届（練習試合用）（Word：19KB） 課外活動試合届（公式戦用）（Excel：42KB）		1週間前
	試合結果報告書（練習試合用）（Word：18KB） 試合結果報告書（公式戦用）（Excel：44KB）		終了後2週間前まで
	課外活動行事届（学内用）（Word：19KB） 課外活動行事届（学外用）（Word：18KB）		1週間前
	課外活動結果報告書（Word：18KB）		終了後2週間前まで
	部員名簿（Excel：32KB）		在学生用：2月末 新入生用：5月末
	部員（幹部）変更名簿（Excel：34KB）		変更次第随時
	援助申請書		開催日の2週間前まで
	学園施設利用願	施設管財課
就職関係	進路・就職登録票	キャリアセンター	・初回キャリタス登録時に入力 ・3年次春学期に確定進路を登録
	進路届		決定後すみやかに
	就職試験内容報告書		決定後すみやかに

各種証明書請求（卒業生対象）

卒業生の方に関する各種証明書請求については以下のとおりです。
郵送または窓口で請求してください。原則としてFAX・電話・電子メールの請求は出来ません。

事務取扱時間・取扱事項

• 必要とされる証明書の取り扱い窓口が異なる場合は、いずれかの窓口にまとめて請求してください。
• 英語以外の外国語文の証明書を必要とされる場合は、ご相談ください。
  （卒業時の学科の専攻語に限り交付可能。※一部発行不可の証明書があります。）
• 上記以外の証明書を必要とされる場合は、ご相談ください。
• 就職に必要な推薦状・調査書・人物証明書の請求は、キャリアセンター（075-322-6017）へ直接お問い合わせください。

請求手続き

次の2点を郵送でお送りください。

• ページ末尾の証明書交付願（PDFファイル）
• 郵便切手 → 証明書代＋返信用送料の合計（現金・郵便小為替はご遠慮ください）
  

※返信用封筒は不要です。
※改姓された場合、新姓で証明書等を請求する場合には、戸籍抄本の写しを同封してください。以後、新姓での発行になります。

返信用送料の目安

通＼円	82円	92円	120円	140円	205円	250円
日本語	1通	2～3通	4通	5～9通	10～14通	15～20通
英語	―	1通	2通	3～6通	7～9通	10通

※速達郵送の場合は上記の料金に280円を加算してください。

請求・問い合わせ先

〒615-8558 京都市右京区西院笠目町6
京都外国語大学・短期大学
（学生部または教務部）証明書係

※証明書の請求先は下記のとおり、証明書によって異なります。

学生部 TEL：075-322-6022	卒業証明書・修了証明書・在籍期間証明書など
教務部 TEL：075-322-6033	成績証明書・図書館司書課程修了証明書・博物館学芸員課程修了証明書 ・学力に関する証明書・推薦状など

ページ末尾の証明書交付願（PDFファイル）を使用しない場合

下記項目を任意の用紙に記入して、郵便切手と共にお送りください。

1. 氏名／日本語はフリガナ、英語はパスポートのローマ字綴り
2. 生年月日
3. 入学年月・卒業年月
4. 卒業（修了）時の学科
5. 卒業（修了）時のクラス／学籍番号（昭和57年度以前に卒業の方は、出席番号）
6. 現在の本籍地（都道府県のみ）
   ※学力に関する証明書を申し込む場合のみ記入
7. 現住所の郵便番号および住所（現住所以外に送付する場合は、送付先住所も記入してください。）
8. 電話番号（必ず連絡の取れる連絡先<携帯電話>）
9. 使用目的（提出先）
10. 必要な証明書（日本語・英語）および部数

海外への送付について

海外への送付は、原則として行っておりません。本学から海外大学へ直接郵送する必要がある場合に限り、郵便物の追跡調査が可能な、EMS（国際エクスプレスメール）にて送らせていただきます。送料は下記のとおりです。
但し、手数料および送料は原則として国内の郵便切手でしか受付できませんので、国内の代理の方に、請求していただくか、お支払いいただきますようお願いします。海外への永住等で国内に代理の方がいらっしゃらない場合は、万国郵便連合発行の、INTERNATIONAL REPLY COUPON（日本円に換算して、1枚130円）を合計金額分以上の枚数でお送りください。（差額の返金はいたしません）

EMS（国際エクスプレスメール）送料
北米・中米・オセアニア・中近東	2,000円
ヨーロッパ	2,200円
アフリカ・南米	2,400円
アジア	1,400円