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事務取扱時間・取扱事項

事務取扱時間

授業期間中の事務取扱時間は以下のとおりです。(2022年4月現在)

部署 月曜日~金曜日 土曜日
教務部 9:00~21:10 9:00~17:00
資格課程推進室 9:00~17:00 9:00~17:00
大学院事務室 9:00~17:00 9:00~17:00
学生部 9:00~21:10 9:00~17:00
学生相談室 10:30~18:30
障がい学生支援室 10:30~18:30
保健室 9:00~21:10 9:00~17:00
キャリアセンター 9:00~18:30 9:00~17:00
国際部 9:00~18:30 9:00~17:00
ランゲージセンター 9:00~18:30 9:00~17:00
コミュニティ・エンゲージメントセンター 9:00~17:00 9:00~17:00
入試広報部 9:00~17:00 9:00~17:00
総務部 9:00~18:30 9:00~17:00
情報システム課 9:00~20:00 9:00~17:00
人権教育啓発室 9:00~18:30 9:00~17:00
経理課 9:00~17:00 9:00~17:00
付属図書館 9:00~21:10 9:00~17:00
アジア関係図書館 9:00~18:30 9:00~17:00
  • 事務取扱および開室・開館時間は「授業期間中」の取扱時間です。休暇中など臨時に変更する場合は掲示等でお知らせします。
  • 日曜日・祝日等の休業日、大学行事(入試等)実施日および休暇中の一定期間(別途告知)は、事務の取り扱いを行いません。

事務取扱事項

各窓口の取扱事項は以下のとおりです。

部署 場所 電話番号 メールアドレス 取扱事項
教務部 1号館1階 075-322-6032
075-322-6033
お問い合わせフォーム ・成績、卒業見込証明書などに関すること
・履修登録に関すること
・大学、短期大学の授業に関すること
・定期試験に関すること
・卒業判定、進級判定に関すること
・単位認定に関すること
資格課程推進室 1号館1階 075-322-6764 お問い合わせフォーム
(資格課程)
・資格課程(教職・司書・博物館学芸員)に関すること
大学院事務室 5号館1階 075-322-6603 お問い合わせフォーム ・大学院の授業に関すること
・大学院の入学試験に関すること
・大学院生の学籍異動に関すること
・大学院生の学費延納に関すること
・大学院生の学生証に関すること
・大学院生の奨学金に関すること
・大学院生の各種証明書に関すること
学生部 1号館1階 075-322-6021
075-322-6022
お問い合わせフォーム ・学部生・短大生の休学、復学、退学など学籍異動に関すること
・学部生・短大生の学費延納に関すること
・学部生・短大生の学生証に関すること
・学部生・短大生の奨学金に関すること
・学部生・短大生の在学証明書、卒業証明書、通学証明書、学割証などに関すること
・課外活動に関すること
学生相談室 9号館5階 075-322-6025   ・学生生活の相談に関すること
障がい学生支援室 9号館5階 075-757-6248 お問い合わせフォーム ・授業や学生生活における支援や配慮に関すること
保健室 3号館1階 075-322-6024 お問い合わせフォーム ・健康(感染症)、健康診断証明書に関すること
・傷害保険に関すること
キャリアセンター 4号館2階 075-322-6017
075-322-6018
お問い合わせフォーム ・進路、就職登録に関すること
・就職に必要な各種証明書に関すること
・キャリア、就職支援、就職斡旋に関すること
・企業セミナー、講演会、ガイダンス、就職対策・支援講座等の実施に関すること
・インターンシップに関すること
国際部 4号館2階 075-322-6043 お問い合わせフォーム ・派遣留学、認定留学、海外セミナーなど留学に関すること
・留学生別科に関すること
・国際交流に関すること
ランゲージセンター 4号館3階 075-757-8204 お問い合わせフォーム ・短期集中語学講座(課外)に関すること
・課外学習支援に関すること
・語学検定試験及び語学検定試験対策講座(課外)に関すること
・NINJAの利用に関すること
・語学検定試験の助成金に関すること
・生涯学習に関すること
コミュニティ・エンゲージメントセンター 4号館3階 075-322-6206 お問い合わせフォーム ・コミュニティエンゲージメントの運営に関すること
・通訳ボランティアに関すること
・京都外大リーダーズ・スクールに関すること
入試広報部 8号館1階 075-322-6035 お問い合わせフォーム ・各種入学試験に関すること
・入試広報に関すること
075-322-6219 お問い合わせフォーム ・「キャンパス・リポート」の編集および発行に関すること
・大学、短期大学のホームページに関すること
・大学、短期大学案内パンフレットの編集および発行に関すること
・大学広報に関すること
総務部 8号館地下 075-322-6012 お問い合わせフォーム ・学部・学科主催行事の開催事務に関すること
・後援会に関すること
情報システム課 7号館3階 075-322-6210 お問い合わせフォーム ・ユーザーID、パスワード、eメールに関すること
・学内のコンピューターの利用に関すること
・MAICOの利用に関すること
・マルチメディア関連機器備品に関すること
人権教育啓発室 9号館7階 075-322-6045 お問い合わせフォーム ・ハラスメント、人権に関すること
経理課 1号館2階 075-322-6005   ・学費納入に関すること
付属図書館 7号館1階 075-322-6030 お問い合わせフォーム ・図書館利用に関すること
アジア関係図書館 9号館2階 075-322-6214   ・図書館利用に関すること

各種証明書一覧(在籍者対象)

証明書は、下表のとおり「自動発行機」で発行する証明書と「窓口」で発行する証明書があります。

証明書自動発行機で発行する証明書

設置場所 1号館1階から地下への階段(2台)
利用可能日・時間 授業期間中:平日 9:00~21:00、土曜日 9:00~17:00
授業期間外:9:00~17:00
  • 日曜日・祝日等の休業日、本学の入学試験実施日および休暇中の一定期間(別途告知)は、利用できません。
注意事項
  • 証明書の発行には、学籍番号およびパスワードを入力する必要があります。
  • 原則として、誤って購入した場合であっても、発行手数料は返金しません。
  • 「厳封」が必要な場合は、取扱窓口に申し出てください。
種類 金額
在学証明書(日本語・英語) 250円
在籍証明書(日本語・英語)
成績証明書(日本語・英語)
単位修得見込証明書(日本語)
卒業見込・成績証明書(日本語) 100円
卒業見込証明書(日本語・英語)
修了見込証明書(日本語・英語)
健康診断証明書(日本語)
学割証(学生旅客運賃割引証) 無料
  • 「卒業見込・成績証明書」および「卒業見込証明書」は、卒業年次生で学期末に卒業要件を満たす見込みのある人に発行します。
  • 成績証明書には、履修したすべての科目(不合格科目を含む。ただし、所定の期間に履修登録の取消しを行った科目は除く。)の成績を記載します。

窓口で発行する証明書

所定の証明書交付願に必要金額分の証紙を貼り、取扱窓口で学生証を提示し、申し込んでください。証紙は、教務部・学生部前の販売機で購入してください。証明書は、日本語の場合は翌日、英語の場合は翌々日(日曜日・祝日の場合はその翌日)に発行します。

種類 金額 取扱窓口
教育職員免許状取得見込証明書(日本語) 250円 教務部
学力に関する証明書(教職課程用)(日本語)
学校図書館司書教諭課程修了見込証明書(日本語)
図書館司書課程修了見込証明書(日本語)
博物館学芸員課程修了見込証明書(日本語)
日本語教員養成に係る単位修得見込証明書(日本語)
調査書(進学等に必要な場合)(日本語)
推薦状(留学等に必要な場合)(日本語・英語)
学長推薦状 250円 キャリアセンター
推薦状(就職等に必要な場合)
(人物)証明書・調査書
  • 証明書の金額は、1通の料金です。
  • 上記以外の証明書については各担当の窓口で相談してください。

各種願・届一覧

各種願・届の種類と取扱窓口は以下のとおりです。

  手続書類 取扱窓口 備考(提出期限等)
授業・試験関係 履修登録(追加・削除・変更)完了願 教務部  
重複科目受験願(定期試験用)
追試験受験願
各種単位認定願
9月卒業申請書
成績調査願
学籍関係 休学願 学生部
(学部生・短大生)

大学院事務室
(大学院生)
春学期:
4月20日まで(学費未納の場合)
5月20日まで(学費納入済みの場合)

秋学期:
10月20日まで(学費未納の場合)
11月20日まで(学費納入済みの場合)
復学願  
退学願  
再入学願 退学または除籍年度を含めて5年以内に提出
海外渡航届 出発日前まで
諸手続関係 住所(電話番号)変更届 学生部
(学部生・短大生)

大学院事務室
(大学院生)
すみやかに提出
転籍・改姓名届
保証人変更届
学生証再発行願 翌日発行(手数料2,000円)
在籍確認兼通学証明  
学費延納願 春学期:4月20日まで
秋学期:10月20日まで
傷害保険請求書 保健室 発生後すみやかに
マルチメディア自習室MAICO
グループ学習室利用願
情報システム課  
マルチメディア自習室MAICO
マルチメディア編集・制作室利用願
 
仮パスワード再発行申請書 翌日発行
マルチメディア教材購入希望願  
課外活動関係 車両乗入駐車願(Word:37KB) 学生部 随時
掲示物申請書(Word:39KB) 開始1週間前まで
課外活動試合届(練習試合用)(Word:19KB) 課外活動試合届(公式戦用)(Excel:42KB) 1週間前
試合結果報告書(練習試合用)(Word:18KB) 試合結果報告書(公式戦用)(Excel:44KB) 終了後2週間前まで
部員名簿(Excel:32KB) 在学生用:2月末
新入生用:5月末
部員(幹部)変更名簿(Excel:34KB) 変更次第随時
援助申請書 開催日の2週間前まで
学園施設利用願 総務部施設課  
就職関係 進路・就職登録票 キャリアセンター ・初回キャリタス登録時に入力
・3年次春学期に確定進路を登録
進路届 決定後すみやかに
就職試験内容報告書 決定後すみやかに

各種証明書請求(卒業生対象)

卒業生の方に関する各種証明書請求については以下のとおりです。
郵送または窓口で請求してください。原則としてFAX・電話・Emailの請求は出来ません。

  • 証明書は在学時の氏名で発行します。
    • 過去に改姓名の手続きをされた方も、新システムの導入により、証明書の氏名は在学時の氏名となります。(2022年4月1日より適用)

事務取扱時間・取扱事項

種類 言語 金額 取扱窓口 交付日数
(書類到着後)
卒業証明書 日本語・英語 250円 学生部 日本語:翌業務日
英語:翌々業務日
修了証明書 日本語・英語 250円 大学院事務室 日本語:翌業務日
英語:翌々業務日
在籍期間証明書 日本語 250円 学生部(学部生・短大生)
大学院事務室(大学院生)
翌業務日
成績(単位修得)証明書 日本語・英語 250円 教務部(学部生・短大生)
大学院事務室(大学院生)
日本語:翌業務日
英語:翌々業務日
図書館司書課程修了証明書 日本語 250円 教務部 翌業務日
博物館学芸員課程修了証明書 日本語 250円 教務部 翌業務日
学力に関する証明書 ※1 日本語 250円 教務部 翌業務日
推薦状 ※2 日本語・英語 250円 教務部 1週間前後
学校図書館司書教諭講習規程に定める単位修得証明書 日本語 250円 教務部 翌業務日
図書館法施行規則に定める科目単位修得証明書 日本語 250円 教務部 翌業務日
博物館法施行規則に定める科目単位修得証明書 日本語 250円 教務部 翌業務日
※1
種別(中一種または高一種、中専または高専)を証明書交付願に明記してください。
※2
推薦状は、原則として本学の専任教員が作成します。事前に依頼したい教員を決めて直接連絡を取ってください。その際、作成の了承を得るとともに、出願先(宛先)・出願時期(書類締切日)等を必ず伝えてください。なお、依頼する教員に連絡が取れない場合は、教務部までお問い合わせください。所定用紙がある場合、本人記入欄(志願コース・住所・氏名・卒業論文等)を予め記入の上、交付願と共にお送りください。(厳封して交付します。交付後、 開封できませんので注意してください。)また、所定用紙がない場合は、その旨を交付願に明記してください。
  • 上記以外の証明書を必要とされる場合は、ご相談ください。
  • 就職に必要な推薦状・調査書・人物証明書の請求は、キャリアセンター(075-322-6017)へ直接お問い合わせください。

請求手続き

次の3点を本学の証明書係宛に郵送してください。

  1. 「証明書交付願」のPDF ※ページ末尾を参照
  2. 身分証明書の写し
    • 下記のいずれかをお入れください。
      • 日本語の証明書を発行希望の場合:運転免許証(表面)・健康保険証(表面)・マイナンバーカード(表面)・在留カード(表面)
      • 英語の証明書を発行希望の場合:パスポート(顔写真のページ)
    • 改姓により、在学時の姓と身分証明書に記載の姓に相違があることに問題はありません。
  3. 郵便切手(“証明書発行料金分”と“返信用郵送料分”の合計)
    • 追跡可能郵便による証明書の返送をご希望の場合は、郵便切手(“返信用郵送料分”)の代わりに、未使用の「レターパック」を同封してください。「レターパック」は郵便局やコンビニエンスストアで購入可能です。
    • 現金・郵便小為替・印紙などの同封はご遠慮ください。
    • 余剰分の切手は返金出来ません。
    • 海外から郵送で申請する場合は、「国際返信切手券(International Reply Coupon)」でも代用可能です。

    【国際返信切手券について】

    • 国際返信切手券は各国の比較的大きな郵便局で購入できる切手券(クーポン)です。
    • 日本円相当額分を送付してください。(国際返信切手券は日本では1枚130円になります。)
    • 有効期限が3ヶ月以上あるものをご使用ください。

<代理人によるお申込み>

下記の手順でお進めください。

  1. 申請者(卒業生):以下3点を代理人(日本在住)にEmailで送る。
    1. 「証明書交付願」のPDF ※ページ末尾を参照
    2. 身分証明書の写しのPDF
      • 下記のいずれかをお入れください。
        • 日本語の証明書を発行希望の場合:運転免許証(表面)・健康保険証(表面)・マイナンバーカード(表面)・在留カード(表面)
        • 英語の証明書を発行希望の場合:パスポート(顔写真のページ)
      • 改姓により、在学時の姓と身分証明書に記載の姓に相違があることに問題はありません。
    3. 申請者のサイン入りの「委任状」のPDF ※ページ末尾を参照
  2. 代理人は以下5点を本学の証明書係宛に郵送する。
    1. 1-(1)の「証明書交付願」
    2. 1-(2)の身分証明書の写し
    3. 1-(3)の「委任状」
    4. 代理人の身分証明書の写し
      • 下記のいずれかをお入れください。
        運転免許証(表面)・健康保険証(表面)・マイナンバーカード(表面)・在留カード(表面)
    5. 郵便切手(“証明書発行料金分”と“返信用郵送料分”の合計)
      • 追跡可能郵便による証明書の返送をご希望の場合は、郵便切手(“返信用郵送料分”)の代わりに、未使用の「レターパック」を同封してください。「レターパック」は郵便局やコンビニエンスストアで購入可能です。
      • 現金・郵便小為替・印紙などの同封はご遠慮ください。
      • 余剰分の切手は返金出来ません。

返信用送料の目安(国内)

通\円 84円 94円 120円 140円 210円 250円
日本語 1通 2~3通 4通 5~9通 10~14通 15~20通
英語 1通 2通 3~6通 7~9通 10通
  • 速達郵送の場合は上記の料金に260円を加算してください。

返信用送料の目安(海外)

下記料金は随時見直しておりますので、申請毎にご確認ください。

中国・香港・台湾・韓国・タイ・マレーシア 1,900円
インド・オーストラリア 2,400円
アメリカ・カナダ・イタリア・ドイツ 3,000円
ロシア・アフリカ・中東 3,700円
南米 3,300円
  • 海外への送付を希望の場合は、以下の送付先の情報を、お手持ちのメモに記入の上同封してください。
    • 郵便番号
    • 住所(英文で記入)
    • 電話番号
  • 現在、ウクライナ・ベラルーシ・ロシア向けの発送は一時的に停止しています。

請求・問い合わせ先

〒615-8558 京都市右京区西院笠目町6
京都外国語大学
(教務部または学生部または大学院事務室) 証明書係

  • 請求される証明書の取り扱い窓口が複数に渡る場合は、いずれかの窓口にまとめて請求してください。
学生部
TEL:075-322-6021
E-Mail:dep_stu@kufs.ac.jp
  • 卒業証明書
  • 在籍期間証明書【学部生・短大生】
教務部
TEL:075-322-6032
E-Mail:kyomu@kufs.ac.jp
  • 成績(単位修得)証明書【学部生・短大生】
  • 推薦状
  • 資格過程に関する証明書 等
大学院事務室
TEL:075-322-6603
E-Mail:daigakuin@kufs.ac.jp
  • 修了証明書
  • 在籍期間証明書【大学院生】
  • 成績証明書【大学院生】

証明書交付願・委任状のダウンロード

<証明書交付願(PDFファイル)を使用しない場合>

下記項目を任意の用紙に記入してください。

  1. 在学時の氏名(日本語はフリガナ、英語はパスポートのローマ字綴りも記入してください)
  2. 現在の氏名
  3. 生年月日
  4. 入学年月・卒業年月
  5. 卒業時の学科
  6. 卒業時のクラス/学籍番号(昭和57年度以前に卒業の方は、出席番号)
  7. 現在の本籍地(都道府県のみ)
    • 学力に関する証明書を申し込む場合のみ記入
  8. 現住所の郵便番号および住所(現住所以外に送付する場合は、送付先住所も記入してください。)
  9. 電話番号およびEmailアドレス(必ず連絡の取れる連絡先)
  10. 使用目的および提出先
  11. 必要な証明書(日本語・英語)および部数

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