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事務取扱時間・取扱事項

事務取扱時間

授業期間中の事務取扱時間は以下のとおりです。

部署 月曜日~金曜日 土曜日
教務部 9:00~21:30 9:00~17:00
教務部分室(連携教育推進室、資格課程推進室) 9:00~18:30 9:00~17:00
教務部 大学院事務室 9:00~17:00 9:00~17:00
学生部 9:00~21:30 9:00~17:00
学生相談室 10:30~18:30
キャリアセンター 9:00~21:30 9:00~17:00
国際部 9:00~21:30 9:00~17:00
入試センター 9:00~17:00 9:00~17:00
広報室 9:00~17:00 9:00~17:00
総務部 9:00~21:30 9:00~17:00
保健室 9:00~21:30 9:00~17:00
人権教育啓発室 9:00~18:30 9:00~17:00
経理課 9:00~21:30 9:00~17:00
付属図書館 9:00~21:30 9:00~17:00
図書館 ICT教育推進課(旧マルチメディア教育研究センター) 9:00~21:30 9:00~17:00
アジア関係図書館 9:00~18:30 9:00~17:00

※休暇中など臨時に変更する場合があります。
※日曜日・祝日・創立記念日・大学行事(入試等)実施日および休暇中の一定期間(別途告知)は、事務の取り扱いを行いません。

事務取扱事項

各窓口の取扱事項は以下のとおりです。

部署 場所 電話番号 メールアドレス 取扱事項
教務部 1号館1階 075-322-6032
075-322-6033
お問い合わせフォーム ・成績、卒業見込証明書などに関すること
・履修登録に関すること
・大学、短期大学の授業に関すること
・定期試験に関すること
・卒業判定、進級判定に関すること
・単位認定に関すること
教務部分室
(連携教育推進室、
資格課程推進室)
8号館1階 075-322-6764 お問い合わせフォーム
(エクステンション講座)


お問い合わせフォーム
(資格課程)
・資格課程(教職・司書・博物館学芸員)に関すること
・エクステンション講座に関すること
・連携教育推進に関すること
・語学検定試験の助成金に関すること
教務部 大学院事務室 5号館1階 075-322-6603 お問い合わせフォーム
(大学院の授業)
・大学院の授業に関すること
・大学院の入学試験に関すること
学生部 1号館1階 075-322-6021
075-322-6022
お問い合わせフォーム ・課外活動に関すること
・休学、復学、退学など学籍異動に関すること
・学費延納に関すること
・学生証に関すること
・在学証明書、卒業証明書、通学証明書、学割証などに関すること
・奨学金、傷害保険に関すること
・下宿、アルバイトに関すること
学生相談室 3号館2階 075-322-6025   ・学生生活の相談に関すること
キャリアセンター 9号館6階 075-322-6017
075-322-6018
お問い合わせフォーム ・進路、就職登録に関すること
・就職に必要な各種証明書に関すること
・キャリア、就職支援、就職斡旋に関すること
・企業セミナー、講演会、ガイダンス、就職対策、支援講座等の実施に関すること
・インターンシップに関すること
国際部 9号館5階 075-322-6043 お問い合わせフォーム ・派遣留学、認定留学に関すること
・海外セミナーに関すること
・国外からの留学生に関すること
・国際交流に関すること
入試センター 8号館1階 075-322-6035 お問い合わせフォーム ・各種入学試験に関すること
・入試広報に関すること
広報室 8号館地下 075-322-6219 お問い合わせフォーム ・「キャンパス・リポート」の編集および発行に関すること
・大学、短期大学のホームページに関すること
・大学、短期大学案内パンフレットの編集および発行に関すること
・大学広報に関すること
総務部 8号館地下 075-322-6012 お問い合わせフォーム ・後援会に関すること
保健室 3号館1階 075-322-6024 お問い合わせフォーム ・健康(感染症)、健康診断証明書に関すること
人権教育啓発室 9号館7階 075-322-6045 お問い合わせフォーム ・ハラスメント、人権に関すること
経理課 1号館2階 075-322-6005   ・学費納入に関すること
付属図書館 7号館 075-322-6030 お問い合わせフォーム ・図書館利用に関すること
図書館 ICT教育推進課(旧マルチメディア教育研究センター) 7号館3階 075-322-6210 お問い合わせフォーム ・ユーザーID、パスワード、eメールに関すること
・学内のコンピューターの利用に関すること
・情報処理演習室、MAICO、NINJAの利用に関すること
・マルチメディア関連機器備品に関すること
アジア関係図書館 9号館2階 075-322-6214   ・図書館利用に関すること

各種証明書一覧(在籍者対象)

証明書は、下表のとおり「自動発行機」で発行する証明書と「窓口」で発行する証明書があります。

自動発行機で発行する証明書

設置場所 1号館1階 エントランスホール北側(1台)/1号館地階 コンパーニョ内(1台)
利用可能日・時間 授業期間中:平日 9:00~21:30、土曜日 9:00~17:00
授業期間外:9:00~17:00
※日曜日・祝日等の休業日、本学の入学試験実施日は、利用できません。また、休暇中(夏期・冬期休暇等)の利用可能日・時間は、休暇中の事務取扱時間(別途告知※教務部、学生部参照)となりますので、注意してください。
操作方法 証明書発行機 利用操作の手引きをご覧ください。
証明書発行機 利用操作の手引き(PDF:407KB)
注意事項
  • 証明書の発行には、学籍番号およびパスワード(入学時に本学が付与したパスワード)を入力する必要があります。
  • 原則として、誤って購入した場合であっても、発行手数料は返金しません。
  • 「厳封」が必要な場合は、取扱窓口に申し出てください。
種類 金額
在学証明書(日本語・英語) 250円
在籍証明書(日本語・英語)
成績証明書(日本語・英語)
単位修得見込証明書(日本語)
卒業見込・成績証明書(日本語) 100円
卒業見込証明書(日本語・英語)
修了見込証明書(日本語・英語)
健康診断証明書(日本語)
学割証(学生旅客運賃割引証) 無料

※証明書の金額は、1通の料金です。

窓口で発行する証明書

所定の証明書交付願に必要金額分の証紙を貼り、取扱窓口に申し込んでください。証紙は、教務部・学生部前の販売機で購入してください。
証明書は、日本語の場合は翌日、英語の場合は翌々日(日曜日・祝日の場合はその翌日)に発行します。

種類 金額 取扱窓口
教育職員免許状取得見込証明書(日本語) 250円 教務部
学力に関する証明書(教職課程用)(日本語)
学校図書館司書教諭課程修了見込証明書(日本語)
図書館司書課程修了見込証明書(日本語)
博物館学芸員課程修了見込証明書(日本語)
日本語教員養成に係る単位修得見込証明書(日本語)
調査書(進学等に必要な場合)(日本語)
推薦状(留学等に必要な場合)(日本語・英語)
学生証再発行 2,000円 学生部
在籍確認兼通学証明 無料
その他課外活動に関する証明書
学長推薦状 250円 キャリアセンター
推薦状(就職等に必要な場合)
(人物)証明書・調査書

※証明書の金額は、1通の料金です。
※上記以外の証明書については、教務部あるいは学生部の窓口で相談してください。

各種願・届一覧

各種願・届の種類と取扱窓口は以下のとおりです。

  手続書類 取扱窓口 備考(提出期限等)
教務関係 授業科目受講届(WEB登録) 教務部  
履修登録(追加・削除・変更)完了願
成績調査願
重複科目受験願(定期試験用)
追試験受験願
再試験受験願
他大学受験願
各種単位認定願
9月卒業申請書
学籍関係 休学願 学生部 春学期:5月20日まで
秋学期:11月20日まで
復学願  
退学願  
再入学願 再入学を希望する年の1月末まで
復籍願 復籍を希望する年の1月末まで
海外渡航届 出発日前まで
諸手続関係 保証人変更届(PDF:107KB) 学生部 変更後7日以内
転籍・改姓名届(PDF:82KB) 変更後7日以内
住所(電話番号)変更届(PDF:120KB) 変更後7日以内
学生証再発行願(PDF:62KB) 翌日発行
通学証明書 即日発行
学割証 即日発行
学費延納願 春学期:4月20日まで
秋学期:10月20日まで
長期欠席届 3週間以上2か月未満の欠席
傷害保険請求書 発生後すみやかに
マルチメディア自習室MAICO
グループ学習室利用願
図書館 ICT教育推進課(旧マルチメディア教育研究センター)  
マルチメディア自習室MAICO
マルチメディア編集・制作室利用願
 
仮パスワード再発行申請書 翌日発行
マルチメディア教材購入希望願 マルチメディア自習室MAICO  
課外活動関係 施設・備品借用願 学生部 2日前まで
合宿届(Excel:72KB) 夏季休暇中:7月上旬まで
冬季休暇中:12月上旬まで
春季休暇中:1月下旬まで
その他:実施の2週間前まで
合宿届(鹿野荘用)(Excel:95KB) 利用日の2週間前まで
※夏季休暇中利用の場合は6月20日まで
行事(試合)届(Excel:17KB) 1週間前まで
活動結果報告書(Excel:14KB) 終了後2週間前まで
車両乗入許可願(Excel:35KB) 随時
懇親会(コンパ)届(Excel:34KB) 開催1週間前まで
提出時の注意事項(PDF:57KB) 懇親会(コンパ)援助申請書(Excel:34KB) 終了後2週間前まで
援助申請書 開催日の2週間前まで
部員名簿(Excel:32KB) 在学生用:2月末
新入生用:5月末
部員(幹部)変更名簿(Excel:34KB) 変更次第随時
学園施設利用願 法人部 施設管財課  
就職関係 進路・就職登録票 キャリアセンター 「履歴書・自己紹介書」「応募書類提出封筒」各10枚無料配布
進路届 決定後すみやかに
就職試験内容報告書 決定後すみやかに

各種証明書請求(卒業生対象)

卒業生の方に関する各種証明書請求については以下のとおりです。
郵送または窓口で請求してください。原則としてFAX・電話・電子メールの請求は出来ません。

事務取扱時間・取扱事項

種類 用途 言語 金額 取扱窓口 交付日数(書類到着後)
卒業証明書 就職活動・進学等 日本語・英語 250円 学生部 日本語:翌日
英語:翌々日
修了証明書 就職活動・進学等 日本語・英語 250円 学生部 日本語:翌日
英語:翌々日
在籍期間証明書 就職活動・進学等 日本語 250円 学生部 翌日
成績(単位修得)証明書 就職活動・進学等 日本語・英語 250円 教務部 日本語:翌日
英語:翌々日
図書館司書課程修了証明書 就職活動等 日本語 250円 教務部 翌日
博物館学芸員課程修了証明書 就職活動等 日本語 250円 教務部 翌日
学力に関する証明書 ※1 教員免許申請等 日本語 250円 教務部 翌日
推薦状 ※2 進学・留学等 日本語・英語 250円 教務部 1週間前後
学校図書館司書教諭講習規程に定める単位修得証明書 進学等 日本語 250円 教務部 翌日
図書館法施行規則に定める科目単位修得証明書 進学等 日本語 250円 教務部 翌日
博物館法施行規則に定める科目単位修得証明書 進学等 日本語 250円 教務部 翌日

※1 種別(中一種または高一種、中専または高専別)を証明書交付願に明記してください。「学力に関する証明書」には本籍地名(都道府県名のみ)が必要です。証明書交付願に明記してください。
※2 推薦状は、原則として本学の専任教員が作成します。事前に依頼したい教員を決めて直接連絡を取ってください。その際、作成の了承を得るとともに、出願先(宛先)・出願時期(書類締切日)等を必ず伝えてください。なお、依頼する教員に連絡が取れない場合は、教務部までお問い合わせください。所定用紙がある場合、本人記入欄(志願コース・住所・氏名・卒業論文等)を予め記入の上、交付願と共にお送りください。(厳封して交付します。交付後、 開封できませんので注意してください。)また、所定用紙がない場合は、その旨を交付願に明記してください。

  • 必要とされる証明書の取り扱い窓口が異なる場合は、いずれかの窓口にまとめて請求してください。
  • 英語以外の外国語文の証明書を必要とされる場合は、ご相談ください。
    (卒業時の学科の専攻語に限り交付可能。※一部発行不可の証明書があります。)
  • 上記以外の証明書を必要とされる場合は、ご相談ください。
  • 就職に必要な推薦状・調査書・人物証明書の請求は、キャリアセンター(075-322-6017)へ直接お問い合わせください。

請求手続き

次の2点を郵送でお送りください。

※返信用封筒は不要です。
※改姓された場合、新姓で証明書等を請求する場合には、戸籍抄本の写しを同封してください。以後、新姓での発行になります。

返信用送料の目安

通\円 82円 92円 120円 140円 205円 250円
日本語 1通 2~3通 4通 5~9通 10~14通 15~20通
英語 1通 2通 3~6通 7~9通 10通

※速達郵送の場合は上記の料金に280円を加算してください。

請求・問い合わせ先

〒615-8558 京都市右京区西院笠目町6
京都外国語大学・短期大学
(学生部または教務部)証明書係

※証明書の請求先は下記のとおり、証明書によって異なります。

学生部
TEL:075-322-6022
卒業証明書・修了証明書・在籍期間証明書など
教務部
TEL:075-322-6033
成績証明書・図書館司書課程修了証明書・博物館学芸員課程修了証明書 ・学力に関する証明書・推薦状など

ページ末尾の証明書交付願(PDFファイル)を使用しない場合

下記項目を任意の用紙に記入して、郵便切手と共にお送りください。

  1. 氏名/日本語はフリガナ、英語はパスポートのローマ字綴り
  2. 生年月日
  3. 入学年月・卒業年月
  4. 卒業(修了)時の学科
  5. 卒業(修了)時のクラス/学籍番号(昭和57年度以前に卒業の方は、出席番号)
  6. 現在の本籍地(都道府県のみ)
    ※学力に関する証明書を申し込む場合のみ記入
  7. 現住所の郵便番号および住所(現住所以外に送付する場合は、送付先住所も記入してください。)
  8. 電話番号(必ず連絡の取れる連絡先<携帯電話>)
  9. 使用目的(提出先)
  10. 必要な証明書(日本語・英語)および部数

海外への送付について

海外への送付は、原則として行っておりません。本学から海外大学へ直接郵送する必要がある場合に限り、郵便物の追跡調査が可能な、EMS(国際エクスプレスメール)にて送らせていただきます。送料は下記のとおりです。
但し、手数料および送料は原則として国内の郵便切手でしか受付できませんので、国内の代理の方に、請求していただくか、お支払いいただきますようお願いします。海外への永住等で国内に代理の方がいらっしゃらない場合は、万国郵便連合発行の、INTERNATIONAL REPLY COUPON(日本円に換算して、1枚130円)を合計金額分以上の枚数でお送りください。(差額の返金はいたしません)

EMS(国際エクスプレスメール)送料
北米・中米・オセアニア・中近東 2,000円
ヨーロッパ 2,200円
アフリカ・南米 2,400円
アジア 1,400円

証明書交付願のダウンロード

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